Cómo añadir una marca de agua a un PDF (y qué no detiene)

Un borrador se le fue a un cliente por error. Una factura necesita decir IMPAGADA. Un documento tiene que poder rastrearse hasta la persona a quien se envió. Una marca quiere su nombre en cada página que reparte.

Todo eso quiere lo mismo: una marca en la página.

Qué es una marca de agua, con honestidad

Una marca de agua es una advertencia, no un candado.

Este es el mecanismo, porque conocerlo cambia para qué vas a usar una marca de agua. La herramienta dibuja tu texto encima de la página como una instrucción de dibujo, del mismo tipo que dibuja un rectángulo o una línea. El contenido de la página debajo no se toca.

Eso significa que:

• Cualquiera con un editor de PDF puede quitarla. Borrar un dibujo es una de las cosas que los editores hacen a diario. Un destinatario decidido eliminará tu sello de BORRADOR.
• Cualquiera con un editor de PDF puede moverla, o ponerla donde no tape el texto.
• No cifra nada. Para eso está la contraseña, que es un mecanismo realmente distinto: con ella el contenido no se puede abrir sin la clave.

Así que la pregunta correcta no es "¿es segura una marca de agua?", sino "¿detiene el error o lo hace evidente?".

Para un borrador que se le fue a la persona equivocada, un BORRADOR gigante en diagonal hace muy bien la segunda función. Quien lo recibe sabe al instante que no debe hacer nada con él, y que sea fácil de quitar da igual: ese iba a leerlo antes de quitarla.

Los cuatro ajustes

La herramienta para añadir marcas de agua te da cuatro cosas que elegir, y cada una merece un poco de pensar.

El texto. DRAFT y CONFIDENTIAL son los clásicos. El nombre de una empresa convierte un documento en un material de marca. Una referencia de archivo - SMITH-2291 - es la más discreta y a menudo la más útil: te dice qué copia fue a dónde sin dar voces.

La opacidad. Las opciones van del 8% al 40%. El extremo bajo es un susurro: lo bastante para notarse, no lo bastante para pelearse con el texto de debajo. El extremo alto es un grito, y empieza a estorbar: si el documento hay que leerlo, no solo mirarlo, un 40% es un problema.

El ángulo. 45 grados es la diagonal clásica. 0 grados te da una banda horizontal cruzando la página. 90 grados es una franja vertical al lado, que es lo que quieres para un recibo o un comprobante estrecho.

El tamaño. El texto se escala para caber en el 90% del ancho de la página, y nunca se agranda: una palabra corta se queda en el tamaño que elegiste y una frase larga se reduce para caber. Así que un código de seguimiento largo acaba más pequeño que una palabra corta, salvo que elijas un tamaño mayor de entrada.

Cómo queda la marca en la página

El texto se coloca sobre la página, a un tercio de la altura, centrado horizontalmente antes de la rotación. En gris, con la opacidad que elegiste, en una tipografía sans-serif negrita.

Dos consecuencias prácticas:

• Está en todas las páginas. No hay control por página, que normalmente es justo lo que quieres para un borrador o una marca de confidencialidad. Si solo la quieres en la portada, es otro trabajo.
• El texto es sencillo. Se dibuja con una tipografía estándar, así que no hay fuente propia ni logotipo. Una marca de agua con logo exige incrustar una imagen, que es otra operación.

Marca de agua o contraseña: hacen trabajos distintos

Se confunden a menudo, así que vale la pena ponerlas una al lado de la otra.

La combinación que suele tener sentido: márcalo para que lo entienda una persona y protégete para que una máquina no pueda entrar. La guía para proteger un PDF cubre la segunda mitad.

Una cosa más que la marca de agua no arregla

Una marca de agua no es una censura. Si la página de debajo dice algo que no debería decir, estamparla no lo oculta: el texto sigue ahí, debajo, y copiarlo del archivo sigue funcionando.

Y, como en cualquier otra operación con un PDF, la marca de agua no toca los metadatos. El autor, el título y la fecha de creación del original siguen viajando con el archivo. Si el documento va a alguien a quien no conoces, quita también los metadatos.

Una lista corta

• Elige la opacidad pensando en quien lee. Si el documento hay que leerlo, con un 8-15% basta; el 40% es para documentos que solo se van a ver.
• 45 grados es el valor por defecto seguro; 0 y 90 para formatos estrechos o anchos.
• Mantén el texto corto: se reduce para caber, así que una frase larga acaba más pequeña que una palabra corta.
• La marca avisa, no protege. Para "no deben leer esto", usa una contraseña.
• No oculta nada: no es una censura.
• Los metadatos siguen ahí: quítalos si el archivo va a un desconocido.
• Guarda el original. La marca se añade encima, así que el original queda intacto y puedes empezar de nuevo.