Cómo añadir números de página a un PDF (y por qué los antiguos se quedan)

Hay documentos que llegan sin números de página, y un documento que se imprime, se firma y se archiva sin ellos es un documento que pierde el sitio. Otros llegan con números equivocados, porque se numeraron antes de juntar tres archivos.

Añadirlos es un trabajo pequeño. Lo interesante es saber qué hace la herramienta y qué no arregla.

Qué puedes elegir

La herramienta para añadir números de página deja poner cuatro cosas:

• Dónde va el número - abajo o arriba, y a la izquierda, al centro o a la derecha. Seis posiciones en total.
• De qué tamaño - de 8 a 18 puntos.
• Si mostrar el total - solo 7, o 7 / 42.
• Por dónde empieza la numeración - 1 por defecto, o lo que quieras.

El último es el que la gente necesita y rara vez piensa en él.

El número de inicio es la clave de la herramienta

Un documento con portada quiere la portada sin numerar y la primera página de contenido como página 1. Deja el inicio en 1 y la portada recibe un 1 como todas las demás. Pon el inicio en 2 y la portada es la 1.

Y si tu documento ya tiene su propia numeración, el número de inicio es la manera de conservarla. Un informe de 40 páginas numeradas del 1 al 40, con una portada delante, son 41 hojas: la portada es la página 1 y la página 1 del informe es la hoja 2. Si quieres que la numeración propia del informe sobreviva, pones el inicio en 0: la portada queda en 0 y la primera página de contenido en 1.

Este es el truco que hace que la herramienta sirva para documentos reales y no solo para hojas en blanco.

El total cuenta la última página, no la cantidad de páginas

Merece la pena leer con atención el formato "de Y", porque no es lo que la gente espera.

El total es el número de la última página. Así que un documento de 10 páginas que empieza en el 5 se lee:

5 / 14
6 / 14
...
14 / 14

Y no "5 / 10" hasta "14 / 10", que es lo que sale si el total se toma como la cantidad de páginas. El total sigue al inicio, así que la última página siempre se lee "N / N", numeres como numeres.

Si quieres el familiar "1 de 42" en un documento de 42 páginas, deja el inicio en 1 y todo cuadra.

Los números antiguos no desaparecen

Este es el límite que sorprende, y conviene ser claro:

Añadir números de página dibuja números nuevos encima de la página. No renumera, no borra ni sustituye los que ya estaban.

Si tu documento imprime "Página 14 de 40" en su propio pie, el resultado tiene dos números en cada página: el original y el nuevo que la herramienta dibuja en el margen. Eso no es un fallo de la herramienta: hace exactamente lo que dice. Es la consecuencia de que un número impreso es solo texto dentro de la página, y la herramienta no tiene forma de saber que ese texto del pie es un número de página.

Así que hay dos caminos, y no son igual de buenos:

• Renumera en el origen. Si el documento viene de un procesador de textos o de un programa de diseño, cambia ahí la numeración y vuelve a exportar. Obtendrás un único juego de números, correcto, en la fuente y la posición que tú elijas.
• Quita los viejos y añade los nuevos. Primero se borran los números impresos y luego se añaden los limpios. Eso no es quitar los metadatos, pero lo hace un editor de PDF capaz de borrar un rectángulo del pie; después la herramienta añade números impecables a lo que queda.

Si el documento todavía no tiene números, nada de esto aplica y la herramienta te basta.

Los números no mueven el contenido

Los números se dibujan en el margen, a 24 puntos del borde, con una tipografía sans-serif sencilla. Se añaden como una instrucción de dibujo sobre la página: el contenido se copia, no se vuelve a renderizar.

Eso significa que el texto, las imágenes y la resolución se quedan exactamente como estaban, y que el tamaño del archivo cambia apenas.

También significa que el número es texto corriente: se puede seleccionar, buscar y copiar, que es justo lo que quieres en un documento que se tiene que buscar.

Una salvedad práctica: 24 puntos desde el borde es un margen pequeño. En una página con un pie ocupado - un membrete, una línea decorativa, un borde de página - el número puede caer encima. Mira una página antes de numerar el documento entero.

El problema del documento combinado

Merece su propio párrafo, porque es el motivo más habitual para recurrir a esta herramienta.

Combinas tres documentos. El archivo combinado tiene páginas de la 1 a la N. El segundo documento empezaba por la página 14 y el tercero por la 5, y después de combinar son las páginas 5, 6 y 7 del archivo nuevo. Combinar destruye la numeración original, y ninguna herramienta puede recuperarla, porque los números eran texto dentro de las páginas y combinar no reescribe texto.

La solución es numerar al final, y numerar solo si el documento lo necesita:

1. Combina los archivos.
2. Después añade los números al documento combinado, con el número de inicio que quieras.

Numerar antes de combinar es el error: acabas con tres juegos de números que todos dicen ser la página 1.

Una lista corta

• Numera el documento DESPUÉS de combinar, no antes.
• Ajusta el número de inicio para que case con la numeración que el documento ya tiene: 0 para saltar una portada, o el primer número del original.
• El total es el número de la última página, así que "5 / 14" es lo correcto para 10 páginas empezando en el 5.
• Los números impresos se quedan. Renumera en el origen, o quítalos antes.
• Comprueba una página por solapamiento: el margen es de 24 puntos, y algunos pies lo alcanzan.
• El contenido no se vuelve a renderizar, así que nada se degrada y el tamaño apenas se mueve.