Cómo combinar archivos PDF en el orden correcto

Combinar archivos PDF es de esos trabajos que deberian llevar diez segundos. Sueltas los archivos, eliges un orden, le das al boton. El motivo por el que no lleva diez segundos casi nunca es la herramienta: es que el orden es una decision, y las decisiones son tuyas.

Esta guia va de tomar esas decisiones bien y de las pocas cosas que salen mal cuando te las saltas.

Por que el orden es todo el trabajo

Tecnicamente, combinar es trivial: coges las paginas del archivo A, luego las del archivo B, luego las del C. Todos los formatos de PDF del mundo lo soportan.

Pero el resultado es un documento, y un documento tiene un argumento: esto es la portada, luego esto, luego lo otro. Si pones la factura antes de la portada, nadie puede usar el archivo, por muy correcta que haya sido la combinación.

Asi que antes de combinar, responde a una pregunta: que se supone que el lector lee primero? Todo lo demas sale de ahi.

Las respuestas habituales:

• Una carta de presentacion, luego un CV - la carta es el motivo del CV
• Una factura, luego sus recibos - la factura es el documento, los recibos son la prueba
• Un informe por partes, enviado por separado - parte uno, parte dos, parte tres, en el orden en que iban a leerse
• Un contrato firmado y sus anexos - el acuerdo, luego los schedules

Antes de combinar: cuatro cosas que revisar

Tamano de pagina y orientacion. Es lo que mas veces produce un resultado feo. Un documento maquetado en A4 y un escaneo hecho en Carta se quedaran uno al lado del otro en el archivo combinado, con anchos distintos. Nada esta roto: simplemente parece descuidado, y se imprime mal. Si los tamanos difieren, decide cual vas a estandarizar y convierte antes el que se salga de la norma.

El cifrado. Un PDF que pide contrasena para abrirse no se puede combinar. Quita la proteccion primero y luego combinalo. Los archivos con contrasena son ademas los que mas te conviene tener en tu propio equipo.

Que archivo tiene los marcadores y el esquema. Cuando un documento tiene un indice construido con marcadores de PDF, el archivo combinado suele perderlo, y a veces recoge los marcadores del primer archivo, que entonces apuntan a las paginas equivocadas. Si el esquema importa, compruebalo despues.

Si las paginas estan apaisadas por una razon. Una tabla ancha que se ha girado para caber en una pagina vertical es un acto deliberado. Al combinarla con paginas verticales, la rotacion vuelve - y si el original tenia la tabla tumbada incrustada, el archivo combinado la mostrara tumbada. Un vistazo rapido a las primeras paginas de cada archivo lo detecta.

Como combinar sin subir nada

La forma obvia de combinar PDF es subirlos a una web. Eso significa que los documentos - y los documentos combinados raramente son de usar y tirar - acaban en el servidor de otra persona.

Una nomina, un contrato firmado, una declaracion de impuestos de un cliente y un contrato de alquiler son exactamente el tipo de archivos que uno se arrepiente de haber subido. La herramienta para combinar PDF une los archivos en tu propio dispositivo, asi que la unica copia que existio es la que ya tenias.

Lo que no se puede combinar

Dos cosas no funcionan, y conviene saberlo antes de intentarlo:

• Archivos cifrados. Como antes: quita primero la proteccion con contrasena.
• Formularios con campos dinamicos (XFA). Un PDF que contiene un formulario interactivo con campos dirigidos por JavaScript es otro tipo de documento. Combinar copia las paginas, pero el comportamiento de los campos se puede perder. Si el formulario tiene que seguir funcionando, no lo combines.

Todo lo demas - escaneos, documentos digitales, tamanos mezclados, anos mezclados - combina bien. Una combinacion es una operacion de copia, asi que las paginas salen identicas a como entraron.

Los errores que se cometen

Combinar antes de revisar el orden, y tener que hacerlo otra vez. La lista de orden de la herramienta es editable, asi que no hace falta acertar a la primera - pero es mucho menos trabajo fijar el orden a proposito una vez.

Olvidar que un archivo puede contener ya varias paginas. "Factura.pdf" puede ser una pagina; "Contrato-final-v3-FINAL.pdf" puede ser cuarenta, y su portada puede ser lo ultimo que quieres al principio. Comprueba el numero de paginas de cada archivo, no solo los nombres.

Combinar un documento que se habia partido mal. Si antes dividiste un documento en trozos equivocados, volver a unirlo en el orden equivocado reproduce el error, con mas pasos. Esta es la razon habitual para usar Dividir PDF y combinar PDF juntos: partir en trozos logicos y despues recomponer en el orden correcto.

Esperar que el archivo mengue. Combinar dos PDF de 5 MB da un PDF de 10 MB. Los bytes de las paginas siguen ahi. Si el tamano importa, comprime el archivo combinado despues, no antes.

Despues de combinar: tres comprobaciones rapidas

Abre el documento combinado y mira tres cosas, en este orden:

1. La primera pagina. Es la que esperabas que fuera la primera?
2. Las costuras. Mira cada punto donde terminaba un archivo y empezaba el siguiente. Ahi es donde aparece una pagina girada, un tamano de papel distinto o una pagina en blanco de mas.
3. La ultima pagina. Ahi se esconden los errores de una unidad en los rangos y las paginas en blanco del final.

Comprueba ademas que el numero de paginas coincide con la suma de los archivos que combinaste. Si no, un archivo estaba cifrado o se salto algo.

Una lista corta

• Decide el orden antes de abrir la herramienta, no despues.
• Comprueba los tamanos de pagina y estandariza antes el que se salga de la norma.
• Quita las contrasenas de cualquier archivo que las pida.
• Combina en el navegador si los documentos son de esos que no te gustaria en el servidor de un desconocido.
• Revisa la primera pagina, las costuras y la ultima antes de enviarlo.